Az esemény szervezőinek több szempontot is figyelembe kell venniük, ha szinkrontolmácsolásra van szükség.
1. AZ IDŐTARTAM: Az esemény méretétől függően több hónappal előre kezd el a tervezést.
2. AZ ESEMÉNY TÍPUSA: Becsüld meg a résztvevők teljes számát és a program általános felépítését (plenáris ülések, előadások, műhelyek stb.).
- Ha panelbeszélgetést szervezel és előadókat hívsz meg, határozd meg, hogy melyik nyelven fognak beszélni, és milyen egyéb nyelvet értenek elég jól ahhoz, hogy követni tudják a beszélgetést.
- Természetesen elsődleges fontosságú, hogy tolmácsolást biztosíts a közönség számára, de gondoskodj arról is, hogy minden előadó teljes mértékben megértse a beszélgetést, beleértve a bevezetőt és a kérdéseket. Szükség esetén biztosíts tolmácsolást.
- Fontold meg, szeretnél-e hibrid üléseket (online és helyszíni előadók/résztvevők vegyesen) is beiktatni.
3. A RÉSZTVEVŐK: Az inkluzív rendezvény elvéből kiindulva, már a kezdetektől fogva jelezd szándékodat, hogy a lehető legtöbb nyelven biztosíts tolmácsolást, és próbáld áttekinteni a résztvevők kommunikációs igényeit.
- Használj regisztrációs űrlapot, amelyen a résztvevők jelezhetik mi az anyanyelvük, milyen más nyelveket beszélnek vagy értenek, és adott esetben rendelkezésre állnak-e önkéntes tolmácsokként.
- Az esemény típusától, a résztvevőktől és a megvitatott témától függően becsüld meg, hány tolmácsra és milyen nyelvkombinációkra lesz szükség. Ebben mi is segíthetünk.
4. A FELSZERELÉS:
- A mobil tolmácsolási felszerelés (fejhallgatók, mikrofonok) hozzájárulhat a találkozók dinamikusabbá tételéhez, és nem köti helyhez a résztvevőket.
- A technológia segítségével többféle tolmácsolási módot hozhatunk létre. Például használhatunk tolmácsolási funkcióval rendelkező online eszközöket, feliratozást és különböző alkalmazásokat.
- Ne feledd, hogy a résztvevők felosztása közönségre és felszólalókra némileg mesterséges, és hogy az inkluzív rendezvények jobb eredményeket hoznak.
5. A KÖLTSÉGVETÉS: Tervezd meg az esemény költségvetését, figyelembe véve a tolmácsolás költségeit: adomány a berendezéseket és technikai támogatást biztosító csapatnak, a tolmácsok díjazása (ha nem tudsz önkéntes tolmácsokat vagy a közösség/mozgalom tagjait igénybe venni) valamint számukra szállítás, szállás és étkeztetés biztosítása (ha szükséges).
6. A TOLMÁCSOK: Korán kezdj el tolmácsokat keresni. Lehetőség szerint jelölj ki valakit a szervezőcsapatból, aki a rendezvény előtt és alatt a tolmácsok kapcsolattartójaként működik.
Különböző módszerekkel lehet hivatásos tolmácsokat találni, akik önkéntes munkát is végeznek, a mozgalom tagjai közül olyanokat, akik más nyelven is beszélnek. Végső esetben hivatásos tolmácsokat lehet szerződtetni.
Ideális esetben a tolmácsok csapata hivatásos önkéntesekből és aktivistákból áll.
7. A FACILITÁTOROK: Fontos, hogy a facilitátorok (moderátorok) jól megértsék az tolmácsolási folyamat által generált általános dinamikát, valamint saját szerepüket e dinamika résztvevőknek való elmagyarázásában, hogy azok jól érthetőek legyenek és ezeket mindenki tiszteletben tartsa (pl. mindenki, aki beszél, használja a mikrofont).
